Hoy en día todo está conectado con todo. Esta necesidad no sólo está en los dispositivos particulares como los móviles. Las empresas requieren que haya un alto grado de interoperabilidad entre sus aplicaciones para no perder detalle. Sin embargo, muchas de estas aplicaciones están desarrolladas en lenguajes diferentes. Entonces, ¿es posible integrar siempre las distintas aplicaciones de software?
La integración consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real.
Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos. Para que estos procesos fluyan bien, las distintas aplicaciones se tienen que hablar entre ellas. Por ejemplo, una empresa puede tener un software ERP para gestionar sus proyectos en el cual los empleados registran sus horas. Entonces, necesitan integrar el ERP con el sistema de nóminas para que éste tenga ya las horas trabajadas de cada empleado y, así, generar las nóminas automáticamente.
Una de las integraciones más comunes es la que se realiza entre sistemas genéricos (como sistema de gestión documental o el ERP) y sistemas Best-of-breed (BOB, sistemas especializados). Los BOB son soluciones nicho. Es decir, han sido especialmente diseñados para realizar una función en concreto.
Sin embargo, si estos sistemas no están integrados con otros sistemas, es muy probable que se tenga que duplicar la información. Eso significa que por cada sistema donde se requiera un dato, se tendrá que escribir dicho dato. Por ejemplo, una empresa tiene un sistema especializado para la gestión de almacenes. Parte de la información que hay ahí es sobre qué artículos hay y en qué cantidad. Esa misma información la puede requerir un comercial que está trabajando desde el ERP para cerrar un pedido de un cliente. Si tiene que estar yendo de un programa al otro para comprobar la información, esto puede causar fallos por leer mal, pérdidas de tiempo, etc. Por lo tanto, puede afectar a la venta y perjudicar a los ingresos. Estando integrados el ERP y el sistema de gestión de almacenes, el comercial podría ver directamente desde una misma interfaz si el artículo que requiere el cliente está disponible y en qué cantidad.
No es lo mismo conectar que integrar
Muchas veces, los términos “conexión” e “integración” se usan indistintamente. Esto es un error, no es lo mismo conectar sistemas que integrarlos. La conexión de 2 sistemas implica que ambos sistemas operan paralelamente. Cuando los sistemas se conectan, se puede obtener información del otro sistema, pero hay que hacer la petición o se vuelca periódicamente.
Integrar dos sistemas es más complicado de conseguir, pero puede ser más útil. La integración de dos sistemas implica que la información que se rellena en un sistema es la misma que aparece en el otro sistema. Por lo tanto, con una integración, la información siempre se encuentra disponible y actualizada.
¿Se pueden integrar siempre los sistemas?
Por muy útil que sea una integración, conseguir que funcione al 100% también es muy difícil. Entre sistemas del mismo fabricante, esto suele ser fácil. Pero si los sistemas son muy antiguos (sistemas legacy) y/o son de diferentes fabricantes, cada sistema tendrá su propio código. Eso hace que la comunicación no siempre sea del todo posible. Los proveedores de las diferentes soluciones tienen que ponerse en contacto para poder crear una forma de conectarse. Por ejemplo, desarrollando una API que permita la conexión de ambos sistemas. Por tanto, esto implica un mayor coste.
¿Cuáles son los objetivos de la integración?
Integrar sistemas puede ser muy útil, pero para hacerlo es necesario saber qué objetivo es el que hay detrás de dicha integración. Los objetivos de la integración puede ser:
Integración de datos: cuando el objetivo es el de integrar los datos, eso quiere decir que se busca mejorar la calidad y disponibilidad de los datos. Por ejemplo, los datos de contacto del cliente que pide un producto en una tienda web se actualizan en el CRM, el ERP y el sistema financiero. Además, esta integración permite generar informes integrales. Por tanto, con sólo pulsar un botón, se muestra una ficha completa del cliente sin tener que acceder a todo tipo de aplicaciones diferentes.
Integración de procesos: la integración de los procesos debe tener como objetivo el seguimiento y la optimización de este tipo de procesos globales de los departamentos y/o de las aplicaciones. Por ejemplo, el pedido que se realiza a través de la tienda web desencadena una reacción en varias aplicaciones de la empresa. A estas reacción se le aplican todo tipo de reglas de negocio y se inician varios subprocesos (generación de la factura, actualización del stock, etc.). Pero, ¿qué formas hay de integrar? ¿cómo se puede conocer el estado del proceso cuando éste se desarrolla en varios departamentos o aplicaciones? ¿quién espera a quién?
La integración del ERP con CRM para mejorar la experiencia del cliente
Es muy común encontrarse que se integre un sistema CRM con un sistema ERP. Especialmente, en aquellas empresas que están muy enfocadas al cliente, como las que prestan servicios, las que fabrican por pedido o las que trabajan en base a proyectos.
Por ejemplo, las empresas de telefonía tienen un amplio equipo de atención al cliente. Estos empleados deben tener acceso tanto al CRM para poder tener la información cuando entra y la del ERP para ver los contratos, acceder a las facturas, etc. Si tuviera que estar iniciando sesión en uno y en otro durante la conversación telefónica, el enfado del cliente aumentará y esto puede ocasionar que la empresa pierda al cliente.
La integración de e-commerce con ERP
Muchos sistemas de gestión de contenido (CMS) como WordPress o Magento, facilitan conexiones para e-commerce. Esto ayuda a las empresas que tienen un e-commerce a hacer campañas de email marketing con facilidad. De hecho, tienen ya conectores con algunos sistemas muy comunes como Mailchimp. Así, si por ejemplo, un cliente deja un carrito abandonado, el sistema lo detecta y a las 3 horas se le puede mandar un email al cliente incitándole a comprarlo.
Sin embargo, un e-commerce no siempre tiene suficiente con una conexión entre un sistema de email marketing. En muchos casos, estas empresas con e-commerce necesitan integrarlos con un sistema ERP. Esto se debe a que, sin un ERP que lo gestione, todo el volcado de datos de los pedidos y los relacionados con la contabilidad, tendrían que traspasarse manualmente del e-commerce al ERP.
Consejos para una buena integración entre sistemas
- No subestimes la integración: la integración entre sistemas suena muy bien, pero cuesta mucha dedicación y esfuerzo. Por ello, es necesario que esté bien detallada y planificada.
- Asignar un responsable de la integración: una integración es un proyecto bastante complejo. Por ello, es necesario que haya alguien responsable que se asegure de que todo está yendo bien, según los plazos previstos y que compruebe que funciona.
- Reúne un equipo capaz de hacer la integración (si la vas a hacer en interno): algunas empresas tienen equipos informáticos internos y piensan que cualquiera del equipo puede. Eso no es verdad. Dentro del área de la informática hay especializaciones y una integración no es cualquier cosa. Por ello, es importante poner a trabajar en la integración a personal que sepamos que son realmente capaces de hacerla.
- Integra sólo lo necesario: a la hora de planificar la integración es importante hacer una lista de lo que es necesario integrar. Esta lista servirá de guía para todo el proyecto. Esto es importante porque suele pasar que, a medida que avanza el proyecto de integración, van llegando más ideas y peticiones de elementos a integrar. Esto hace que se ralentice el proyecto global, tardando más, aumentando costes y posibilidades de que surjan errores y/o complicaciones. Por lo tanto, es aconsejable que se integre sólo lo necesario.
- No reinventes la rueda: los problemas que surgen a la hora de integrar sistemas suelen ser los mismos. Para estar preparados para estos posibles errores se pueden consultar los muchos libros, manuales y blogs ya existentes que tratan estos temas. Además, en ellos también se encuentran las soluciones que le han dado a dichos problemas. Muchas empresas no se preparan para los problemas y deciden buscar ellas mismas una solución sin consultar primero estas fuentes. Esta forma de actuar conlleva una mayor pérdida de tiempo ya que en vez de implementar soluciones que se sabe que funcionan, se intenta llegar a una solución que no ha sido desarrollada ni probada.
- Recuerda que los cambios en un sistema pueden afectar a la integración: los sistemas tienen actualizaciones constantemente. A veces, estas actualizaciones son de gran tamaño que afectan al código del sistema. Otro factor que puede afectar al sistema son las personalizaciones que hace la empresa para que el sistema se adapte mejor a los procesos. Estas modificaciones, aunque sean necesarias, pueden influir en la integración. Por eso, aunque la integración ya esté realizada, cada vez que se haga un cambio en cualquiera de los sistemas integrados, revisa la integración para comprobar que sigue funcionando bien.
Vía TIC Portal