Cuando una PYME decide implementar un ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de Planificación de Recursos Empresariales), se encuentra ante un abanico de posibilidades que van desde grandes sistemas e integraciones complejas hasta soluciones puntuales que con el tiempo se pueden quedar pequeñas.
Por ello lo primero que se ha de estudiar son las necesidades reales y las ventajas que tanto a la empresa como a sus clientes le van a aportar la integración de un sistema ERP, buscando una solución que sea escalable, modular y que esté en continuo desarrollo de mejora.
Las ventajas que aporta un ERP adecuado son muchas:
- Agiliza la toma de decisiones al dar acceso inmediato a toda la información relevante.
Un ERP adecuado es capaz de centralizar y unificar todos los datos de los distintos departamentos de la empresa y ofrecer esa información en tiempo real. El control del negocio se vuelve fácil e intuitivo siendo mucho más fácil tomar las decisiones. - Se optimizan los recursos evitando duplicidades de tareas.
Cada departamento de la empresa está al tanto de las acciones que está realizando el resto de los equipos de trabajo, por tanto, se acaba con las duplicidades de tareas automatizando los procesos de negocio para hacerlos más efectivos y se reducen los costes ocasionados por procesos improductivos. - Se incrementa la productividad
La supervisión del trabajo es más rápida, eficaz e inteligente tanto en una empresa de servicios, optimizando procesos y funciones, como en empresas de fabricación.
Por ejemplo, un ERP permite hacer el seguimiento del producto en todo su ciclo fabril, desde que llega la materia prima hasta que el artículo llega a los clientes. Así, cualquier error en la cadena de producción se detecta inmediatamente y permite resolverlo en el menor tiempo posible. - Se controlan los costes tecnológicos.
Una de las ventajas de un ERP bien adaptado es su escalabilidad, lo que permite un control de costes real por parte de la empresa ya que la inversión en tecnología se hace en el momento de necesitarla.
Existen programas ERP diseñados específicamente para sectores concretos: logística, textil,etc. El sistema ERP incorporará funciones específicas para los procesos normales del sector al que pertenezca su empresa. De esta forma, se cuenta tanto con las funciones estándar como aquellas que el ERP incluya para los procesos específicos de su sector. Por otro lado, existe la posibilidad de adquirir un programa ERP estándar a través de un proveedor que tenga experiencia en el sector de su empresa. Así, este proveedor podrá guiar el proceso de implantación y se ahorrarán tiempo y costes al conocer los aspectos específicos del sector.
En conclusión, las empresas que se orientan acerca de un sistema ERP a menudo tienen una serie de importantes elecciones que hacer. Debido a la gran oferta de softwares de ERP y a sus correspondientes funcionalidades, no siempre es fácil tener una visión general.
Después de la elección de un paquete ERP en el caso de una solución estándar, también se debe encontrar un proveedor que pueda implementar las funcionalidades deseadas, que tenga la experiencia adecuada y que le dé un soporte continuado.