La gestión de ventas consiste en controlar los pedidos de los clientes y, además, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para incrementar el número de ventas.
Dependiendo del tamaño de la empresa, esta gestión puede llevarse con un Excel. Sin embargo, cuando ya se llega a cierto volumen de ventas, gestionar las ventas con un excel se hace imposible. Por ello, hay softwares que ayudan a registrar todos los pedidos.
Los softwares ERP que permiten una automatización de este proceso se alimentan de los datos de otros módulos que se encuentran dentro del sistema ERP. Por ejemplo, gracias a un sistema de gestión de clientes, podemos relacionar un pedido con un cliente.
Para las empresas que tienen tienda online, es importante asegurarse de que se puede conectar al sistema ERP. Al conectar un sistema ERP con una plataforma e-commerce, por ejemplo Magento o WooCommerce, los datos se vuelcan directamente en el software. Esto hace que no haga falta introducir las ventas de forma manual en el sistema y evita que haya pedidos que no se registren o que salgan duplicados.
Las empresas que realizan sus ventas por medio de agentes que van visitando o llamando a los clientes, un ERP simplifica el proceso. Por ejemplo, imaginemos una empresa cárnica que trabaje con agentes comerciales que visita empresas del sector horeca. Cada vez que un comercial consiga una venta, tiene que introducir esta venta en el sistema. Al registrarla, se descuenta el stock del inventario y/o se manda una orden a producción para que comiencen a generar el pedido.
Si además, el comercial percibe una comisión por venta, el propio sistema calcula la comisión que se lleva el agente de acuerdo con las normas establecidas, de tal manera que esta comisión aparecerá en la nómina del comercial. Para que esto sea un proceso fluido se necesita que los datos de las ventas y las comisiones de cada comercial se vuelquen de manera automática en el sistema de nóminas para que se les abone. Esto se realiza mediante una integración entre el módulo de ventas y el de nóminas del ERP.
Por último, las tiendas físicas. La mayoría de las empresas hacen uso hoy en día de un terminal de punto de venta (TPV). Este sistema no sólo actúa como caja, sino que permite conocer el stock actual de la empresa y conocer las estadísticas de ventas. Conectando este sistema al ERP, la gestión de ventas se alimenta de los datos de ventas de las tiendas físicas, pudiendo generar información importante para tomar decisiones.
Por ejemplo, un sistema empresarial de un supermercado comprueba que últimamente ha caído la demanda de un determinado producto gracias a las ventas en local. Entonces, desde el equipo de ventas pueden ver si esos datos son sólo en esa sede o si también pasa en el resto. Teniendo esto en cuenta, el departamento de ventas puede decidir si promueven el producto para aumentar las ventas o si lo retiran de su gama de productos.
El uso de un ERP con diferentes módulos dependerá no sólo del tamaño de la empresa, sino del sector y de la facturación. Una de las ventajas es que los ERPs actuales permiten una modularidad y una escalabilidad que no precisan de una inversión inicial total, sino que pueden ir acomodándose al desarrollo de la empresa y a los planes futuros de crecimiento.
En cualquier caso, un buen uso de un ERP facilita la toma de decisiones y permite planificar la estrategia empresarial en cualquier sector.